Tietosuojakäytäntö
Tämä tietosuojakäytäntö kertoo miksi ja miten Carecode Oy (“Carecode”) käsittelee henkilötietoja. Tietosuojakäytäntö toimii ensisijaisena informointitapana käyttäjille koskien heidän oikeuksiaan. Käyttäjät voivat olla yritysasiakkaiden tai toimittajien/alihankkijoiden edustajia, mahdollisten uusien liikekumppanien yhteyshenkilöitä taikka sivuilla vierailevia Internet-käyttäjiä (jäljempänä “Käyttäjät”).
Tämä verkkosivusto saattaa sisältää linkkejä toisille verkkosivustoille ja kolmansien osapuolten palveluihin. Näillä verkkosivuilla ja palveluilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Carecode ei vastaa kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai henkilötietojen käsittelystä näiden toiminnassa. Käyttäjiä pyydetään ystävällisesti perehtymään kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin ja niiden myöhempiin muutoksiin.
1. Rekisterinpitäjä
Tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä on Carecode Oy.
Ensisijainen yhteydenottotapa on: privacy@carecode.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Carecodella on useita käsittelytarkoituksia Käyttäjien henkilötiedoille. Käsittelytarkoitukset selostetaan alla.
2.1 Liiketoiminta
Carecode käsittelee Käyttäjien henkilötietoja seuraavin tarkoituksiin:
- tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseksi ja toimittamiseksi yritysasiakkaille;
- tuotteiden ja palveluiden ostamiseksi toimittajilta/alihankkijoilta; ja
- pitääkseen yhteyttä Käyttäjiin.
Ensisijaisesti Käyttäjien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen suorittaminen, mukaan lukien ennen liikesuhteen aloittamista tarvittava käsittely.
2.2 Markkinointi
Käyttäjien henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiin. Markkinoinnissa käsittelyn oikeusperusteena on Carecoden oikeutettu etu tarjota Käyttäjille ajankohtaista ja asianmukaista tietoa osana verkkosivustoa ja liikesuhdetta. Käsittely perustuu Carecoden oikeutetulle edulle mainostaa nykyisiä ja tulevia tuotteita sekä palveluita.
Alla kohdassa 7 löytyy lisätietoja Käyttäjien oikeuksista markkinointiviestintään liittyen.
2.3 Tietoturva
Carecode käsittelee teknisiä tietoja tietoturvasyistä ja petosten ehkäisemiseksi. Nämä tekniset tiedot sisältävät myös henkilötietoja. Carecode ylläpitää tietoturvajärjestelyjä turvatakseen yritystietoja ja yritysomaisuutta, suojatakseen henkilötietoja, estääkseen rikollista toimintaa ja taatakseen verkkosivun saatavuuden. Tämä käsittely perustuu Carecoden oikeutettuun etuun taata tarkoituksenmukainen verkko- ja tietoturvan taso.
3. Henkilötietojen kerääminen
Carecode käsittelee seuraavia henkilötietotyyppejä yllä mainittuihin käsittelytarkoituksiin:
- perustiedot Käyttäjästä, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
- perustiedot Käyttäjän työnantajasta, kuten yrityksen nimi, yrityksen osoite, yrityksen sähköpostiosoite ja yrityksen puhelinnumero;
- tietoja liikesuhteesta, kuten tilatut tuotteet ja palvelut sekä liikesuhteen alkamisen ja päättymisen ajankohdat;
- laskutustietoja, kuten tilinumero, maksetut ja avoimet maksut sekä lähetetyt laskut;
- syy miksi Käyttäjä on ollut yhteydessä Carecodeen ja yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat;
- asiakasviestintä; ja
- kyselyt ja kilpailut joihin Käyttäjä on osallistunut (jos sellaisia on).
Carecode käsittelee automaattisesti seuraavia teknisiä tietoja Käyttäjästä ja sivuston käytöstä:
- IP-osoite, laitetunnus, laitetyyppi, käyttöjärjestelmä ja selaimen asetukset;
- aktiivisuustietoja Käyttäjästä, kuten katsotut sivut ja kohdat joita on “klikattu”;
- aikaleimat ja lokitiedot jotka syntyvät sivuston käytöstä; ja
- sijainti/lähdemaa.
Nämä tekniset tiedot kerätään automaattisesti sivuston käytön kautta.
Carecode ei käsittele Käyttäjien erityisiä henkilötietoryhmiä (arkaluonteiset henkilötiedot).
4. Henkilötietojen lähteet
Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti Käyttäjältä itseltään liikesuhteen tai sivuston käytön kautta. Carecode saattaa kuitenkin ajoittain kerätä henkilötietoja julkisista lähteistä ja kolmansilta osapuolilta, kuten markkinointiyrityksiltä.
5. Henkilötietojen luovuttaminen
Carecode voi luovuttaa Käyttäjän henkilötietoja seuraaville kolmansille tahoille:
- viranomaisille heidän pyynnöstään silloin, kun laki sallii tai edellyttää henkilötietojen luovutusta. Näitä viranomaisia voivat olla veroviranomaiset, lainvalvontaviranomaiset ja muut viranomaiset;
- luotetut palveluntarjoajat, kuten jakelijat, IT-palveluntarjoajat ja markkinointipalveluntarjoajat yllä lueteltuihin tarkoituksiin; ja
- jos Carecode on osallisena sulautumisessa, yrityskaupassa taikka Carecoden omaisuus myydään kokonaan tai osittain.
6. Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Käyttäjien henkilötietojen käsittely tapahtuu Euroopan talousalueella. Lisäksi Carecode saattaa käyttää Euroopan talousalueen ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä. Tällaisia siirtoja säännellään EU:n mallisopimuslausekkeilla.
7. Markkinointiviestintä
Carecode saattaa käyttää Käyttäjän henkilötietoja markkinointiin, kun Käyttäjä antaa yhteystietonsa Carecodelle, esimerkiksi ostaessaan tuotteen, ottaessaan yhteyttä Carecoden asiakaspalveluun tai osallistuessaan kyselyyn. Käyttäjillä on mahdollisuus kieltää tällaisten markkinointiviestien lähettäminen jatkossa.
7.1 Sähköinen markkinointi
Carecode saattaa lähettää Käyttäjille tuotepäivityksiä, uutiskirjeitä tai muuta viestintää nykyisistä ja tulevista tuotteista sähköpostitse. Käyttäjä voi halutessaan poistaa itsensä sähköpostilistalta koska vain painamalla “unsubscribe” -linkkiä sähköpostien alaosassa.
Käyttäjällä on oikeus vastustaa Carecoden tiedonkeruuta verkkoselailustaan, kun Carecode kerää tietoa Käyttäjän verkkoselailusta sähköistä markkinointia varten. Oikeudesta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä on lisää tietoa alla kohdassa 9.
7.2 Tilastot ja erottelu
Carecode saattaa luoda Käyttäjäryhmiä tai segmentoida dataa kootakseen tietoa verkkosivun tai tuotteiden käytöstä. Esimerkkinä voidaan mainita kootut tilastot sivujen katselumääristä, Käyttäjistä, siitä mitkä verkkosivun osat ovat Käyttäjien mielestä hyödyllisimpiä, parannettavien ominaisuuksien tunnistamiseksi ja asiayhteyteen perustuvan mainonnan tarjoamiseksi Käyttäjäryhmille. Tällaista tietoa kerätään sivuston yleisen käytön tai tiettyjen Käyttäjäryhmien käytön analysoimiseksi, ei yksittäisten Käyttäjien tunnistamiseksi.
8. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin pitkään kuin tässä Tietosuojakäytännössä luetellut käyttötarkoitukset sitä edellyttävät. Henkilötiedot poistetaan käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen, paitsi jos soveltuva lainsäädäntö tai osapuolten oikeudet tai velvollisuudet edellyttävät henkilötietojen säilyttämistä.
Henkilötietojen säilyttämisaikojen pääsäännöt ovat:
- henkilötiedot, jotka liittyvät liikesuhteisiin ja toimittajiin/alihankkijoihin säilytetään koko liikesuhteen ajan sekä liikesuhteen päättymisen jälkeen lainsäädännön edellyttämä aika tai jos osapuolten oikeudet tai velvollisuudet edellyttävät säilyttämistä, esimerkiksi laskutussyistä; ja
- Carecode poistaa tai anonymisoi markkinoinnissa käytetyt tiedot kolmen vuoden jälkeen viimeisestä yhteydenotosta Käyttäjän ja Carecoden välillä, ellei laki tai osapuolten oikeudet tai velvollisuudet edellytä tietojen säilyttämistä. Alla kohdassa 9 on Käyttäjälle lisätietoa Käyttäjän oikeuksista koskien henkilötietojen säilyttämistä markkinointitarkoituksessa.
9. Käyttäjän oikeudet
Käyttäjillä on seuraavat oikeudet:
- oikeus saada pääsy hänestä kerättyihin henkilötietoihin;
- oikeus pyytää henkilötietojensa oikaisua, niiden käytön rajoittamista tai poistamista. Tietyt henkilötietoryhmät täytyy kuitenkin säilyttää tässä Tietosuojakäytännössä määriteltyjen tarkoitusten täyttämiseksi ja niiden säilyttäminen saattaa myös olla lain vaatimus. Näin ollen näiden tietojen poistaminen ei välttämättä ole sallittua soveltuvan lainsäädännön nojalla mahdollisten pakollisten säilytysaikojen takia;
- oikeus vastustaa Carecoden oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä;
- oikeus vastustaa markkinointitarkoituksessa tehtävää käsittelyä ja kieltää markkinointiviestintä tulevaisuudessa;
- oikeus peruuttaa suostumuksensa koska tahansa silloin, kun käsittelyn oikeusperusteena on suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen;
- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, eli oikeus saada tietonsa yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, soveltuvan lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa. Tämä oikeus soveltuu silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen; ja
- oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa Tietosuojavaltuutettu.
Yllä luetellut pyynnöt voi lähettää osoitteeseen privacy@carecode.fi.
10. Turvallisuus
Carecode ylläpitää tarkoituksenmukaisia turvajärjestelyjä, sisältäen fyysiset, sähköiset ja menettelylliset järjestelyt, joilla ehkäistään henkilötietojen häviämistä, tuhoutumista, väärinkäyttöä sekä luvatonta käyttöä ja luovutusta. Esimerkkinä tästä Carecode rajoittaa pääsyn tietoihin siten, että tietoihin pääsevät käsiksi vain ne työntekijät, joiden toimenkuva edellyttää pääsyä henkilötietoihin sekä Carecoden käyttämät ulkopuoliset palveluntarjoajat, jotka saavat käsitellä tietoa ainoastaan Carecoden ohjeiden mukaisesti.
Huomioithan, että huolimatta Carecoden pyrkimyksestä taata tarkoituksenmukaiset turvajärjestelyt henkilötietojen suojaamiseksi, mikään järjestelmä ei pysty estämään kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia.
11. Yhteydenotto Carecodeen
Tietosuojakäytäntöön ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät yhteydenotot voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen privacy@carecode.fi. Ethän kuitenkaan lähetä arkaluonteisia tietoja salaamattomalla sähköpostilla.
12. Muutokset tähän Tietosuojakäytäntöön
Carecode saattaa muuttaa tätä Tietosuojakäytäntöä ajoittain. Carecode suosittelee, että Käyttäjät tutustuvat Tietosuojakäytäntöön säännöllisesti saadakseen tietoa siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista. Carecode tiedottaa Käyttäjiä muutoksista hyödyntäen saatavilla olevia ja oikeasuhtaisia kanavia.